Політика конфіденційності

Ця Політика конфіденційності та захисту персональних даних (далі — «Політика») пояснює, які дані ми можемо обробляти під час використання вебсайту ESG SaveEcoBot, публічних сторінок, особистого кабінету, API, офіційних інтеграцій та інших інтерфейсів системи, для чого вони потрібні та які права має користувач.

Ми обробляємо дані в межах, необхідних для роботи системи, виконання Ліцензійного публічного договору, забезпечення безпеки та дотримання законодавства України. Якщо ви не погоджуєтеся з цією Політикою, припиніть використання відповідного сервісу.

1. Хто відповідає за обробку даних

Розпорядником персональних даних є ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СИСТЕМА ЕКОЛОГІЧНИХ ДАНИХ», код ЄДРПОУ 45681049, місцезнаходження: Україна, 04136, місто Київ, вулиця Некрасова Віктора, будинок 3 (далі — «Ліцензіар» або «ми»).

З питань конфіденційності, доступу до персональних даних або відкликання згоди звертайтеся на [email protected].

2. Які дані ми можемо обробляти

2.1. Дані, які надає користувач

Залежно від використаної функції користувач може самостійно надати нам ім’я, прізвище, по батькові, дату народження, дані уповноваженої особи компанії, найменування та реквізити компанії, контактні телефони, адресу електронної пошти, адресу місцезнаходження та інші контактні дані.

Ми також можемо обробляти дані облікового запису, зокрема адресу електронної пошти, номер телефону, логін, дані для автентифікації та іншу інформацію, необхідну для зв’язку з користувачем, надання доступу й виконання умов договору. Паролі та інші секрети мають використовуватися лише для авторизації у відповідному інтерфейсі й не повинні передаватися стороннім сервісам.

Якщо користувач надсилає нам повідомлення, запит, документ, файл або іншу інформацію через передбачені канали зв’язку, ми можемо обробляти їхній зміст і технічні відомості, необхідні для відповіді, підтримки та роботи відповідної функції.

2.2. Технічні дані та дані про використання

Під час роботи системи ми можемо автоматично обробляти IP-адресу, cookies, user-agent, тип браузера, програмне забезпечення, операційну систему, тип пристрою, індивідуальні ідентифікатори пристрою, дату й час доступу, відвідані адреси сторінок, адресу попередньої сторінки та інші технічні параметри.

Залежно від маршруту запиту та налаштувань безпеки, запити можуть проходити через Cloudflare. Cloudflare може обробляти IP-адресу, заголовки запиту, характеристики браузера й пристрою, дані про події безпеки, а також ідентифікатори або cookies, необхідні для маршрутизації трафіку та захисту.

Для роботи, безпеки та аудиту системи можуть створюватися технічні журнали звернень: час, адреса або інтерфейс запиту, операція, ідентифікатори сесії та запиту, статус, тривалість, інформація про використання лімітів, помилки та узагальнений технічний контекст. Параметри запиту можуть містити код ЄДРПОУ, ідентифікатори записів або інші значення, які користувач передав для пошуку. Це поширюється також на звернення через API та ESG SaveEcoBot MCP, якщо користувач підключив такий інтерфейс.

Для контролю виконання ліцензійної умови щодо одного автоматизованого робочого місця ми можемо отримувати фонові heartbeat-запити активної браузерної сесії. Разом із ними можуть оброблятися обмежені технічні параметри браузера та пристрою: платформа, доступні відомості про браузер, мобільність пристрою, розмір екрана та вікна, орієнтація, кількість сенсорних точок, мова, часовий пояс, параметри мережевого з’єднання, ідентифікатор вкладки та інші аналогічні параметри. Ці дані потрібні для контролю активних сесій і дотримання умови єдиного робочого місця, а не для відстеження дій користувача поза системою.

2.3. Cookies та аналітика відвідувань

Ми можемо використовувати cookies та подібні технології для авторизації, роботи сесії, збереження налаштувань, безпеки та коректної роботи сторінок.

На сторінках системи може використовуватися Fathom Analytics — сервіс аналітики відвідувань. Залежно від налаштувань відповідної сторінки та сервісу можуть оброблятися відомості про відвідування сторінок, адресу сторінки, адресу попередньої сторінки, технічні характеристики браузера та пристрою, а також події взаємодії зі сторінкою. Ці дані використовуються для узагальненої статистики відвідувань, аналізу роботи сторінок і покращення сервісу.

2.4. Діагностика помилок

Для виявлення та виправлення технічних проблем ми можемо передавати до Sentry технічні дані про помилки, транзакції та інші діагностичні події. Такий контекст може містити повідомлення про помилку, маршрут або метод запиту, HTTP-статус, ідентифікатори запиту чи сесії, тривалість, дані про браузер або пристрій та інші відомості, потрібні для відладки конкретної ситуації.

Ми застосовуємо санітизацію діагностичних даних і не повинні передавати до Sentry паролі, cookies, OAuth-токени, ключі доступу або інші секрети. Однак технічний контекст може бути пов’язаний із конкретним обліковим записом, сесією чи запитом, якщо це необхідно для встановлення причини помилки.

2.5. Дані про підприємства та документи

Під час пошуку або перегляду користувач може передавати код ЄДРПОУ, назву підприємства, ключові слова та ідентифікатори записів. Система може обробляти та повертати дані про підприємства, їхні адреси, дозволи, ліцензії, звіти, документи, реєстри, перевірки, ESG-показники та інші пов’язані дані. Такі відомості можуть бути відкритими даними або даними про юридичних осіб і не стають персональними даними користувача лише через те, що він здійснив пошук.

Якщо користувач передає нам персональні дані третіх осіб, він підтверджує, що має законні підстави для такої передачі. Такі дані можуть оброблятися в межах відповідної мети та цієї Політики.

3. Для чого ми використовуємо дані

• реєструємо та обслуговуємо обліковий запис, особистий кабінет і доступ до системи;
• ідентифікуємо користувача, перевіряємо авторизацію, тариф, дозволи та доступність окремих функцій;
• виконуємо запити користувача, надаємо дані, документи й технічну підтримку;
• приймаємо та обробляємо платежі, ведемо облік і виконуємо договірні, податкові та бухгалтерські обов’язки;
• обліковуємо перегляди, документи, ліміти, сесії та інші дії відповідно до умов тарифу й Ліцензійного публічного договору;
• контролюємо виконання умови щодо одного автоматизованого робочого місця та запобігаємо одночасному використанню доступу з порушенням ліцензії;
• захищаємо систему від несанкціонованого доступу, масових запитів, шахрайства та інших зловживань;
• аналізуємо відвідування сторінок за допомогою Fathom Analytics і покращуємо якість сервісу;
• виявляємо та виправляємо помилки за допомогою технічної діагностики, зокрема Sentry;
• зв’язуємося з користувачем, надсилаємо сервісні повідомлення та, за наявності відповідної підстави, інформаційні чи маркетингові матеріали;
• виконуємо вимоги законодавства, відповідаємо на законні запити та захищаємо свої права;
• забезпечуємо роботу офіційних API, інтеграцій та інших підключених інтерфейсів, якщо користувач їх використовує.

4. Правові підстави обробки

Залежно від ситуації підставою обробки може бути необхідність виконання Ліцензійного публічного договору або надання запитаної функції, згода користувача, виконання юридичного обов’язку, а також наш законний інтерес у забезпеченні безпеки, запобіганні зловживанням, веденні обліку, технічній діагностиці та покращенні сервісу.

Акцепт договору, реєстрація, використання системи, заповнення форми, встановлення позначки згоди або інша дія, якою користувач надає дозвіл, можуть підтверджувати згоду на відповідну обробку, якщо згода потрібна за законом. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.

5. Кому можуть передаватися дані

У межах необхідного для роботи системи та відповідно до законодавства дані можуть передаватися:

• постачальникам хостингу, серверної та хмарної інфраструктури, зберігання даних, електронної пошти, платежів, технічної підтримки й безпеки, які діють у межах наданих повноважень;
• WayForPay або іншому платіжному провайдеру — для обробки онлайн-платежів, статусу платежу та пов’язаної інформації про транзакцію;
• Cloudflare — для проксування трафіку, кешування, захисту від DDoS, WAF, ботів та інших інфраструктурних і безпекових функцій;
• Fathom Analytics — для узагальненої аналітики відвідувань сторінок, якщо цей сервіс увімкнено для відповідної сторінки;
• Sentry — для моніторингу помилок, технічної діагностики та виправлення проблем;
• державним органам, судам, правоохоронним та іншим уповноваженим органам у випадках і порядку, передбачених законом;
• іншим особам, якщо користувач прямо попросив передати дані або надав на це згоду;
• зовнішньому клієнту, API-інтеграції або іншому підключеному інтерфейсу, зокрема ESG SaveEcoBot MCP, який користувач сам обрав і авторизував, — лише в межах конкретного запиту та наданих прав.

Зовнішній ШІ-клієнт або інший провайдер може мати власні умови зберігання, аналізу та використання даних. Після передачі даних за межі ESG SaveEcoBot їх подальша обробка регулюється політикою відповідного провайдера, яку користувач повинен самостійно перевірити перед підключенням.

6. Строки зберігання

Ми зберігаємо дані не довше, ніж це потрібно для відповідної мети, роботи облікового запису, виконання договору, забезпечення безпеки, технічної діагностики, аудиту, вирішення спорів і дотримання законодавства України. Строк може залежати від категорії даних, умов тарифу та налаштувань відповідного сервісу.

Записи сесій, технічних звернень, використання лімітів і помилок можуть зберігатися після завершення окремої сесії для аудиту, контролю ліцензійних умов, безпеки та захисту прав. Після отримання належного повідомлення про відкликання згоди обробка припиняється, а дані видаляються, якщо їхнє подальше зберігання не потрібне відповідно до законодавства, договору, безпеки або захисту прав.

7. Безпека

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи для захисту даних, зокрема контроль доступу, захищену авторизацію, перевірку дозволів, санітизацію параметрів, контроль сесій, обмеження частоти запитів, журналювання подій і обмеження доступу працівників. Жоден спосіб передачі або зберігання даних не може гарантувати абсолютну безпеку, тому повідомляйте нам про підозрілі події якнайшвидше.

8. Передача за межі України

Деякі постачальники інфраструктури, аналітики, діагностики або зовнішні клієнти можуть обробляти дані в інших країнах. У таких випадках ми прагнемо застосовувати належні договірні, технічні та організаційні заходи захисту відповідно до законодавства. Користувач, який підключає зовнішній сервіс, самостійно обирає такого провайдера та відповідає за ознайомлення з його правилами.

9. Права користувача

Залежно від застосовного законодавства користувач може просити надати доступ до своїх персональних даних, виправити неточності, видалити дані, обмежити або припинити обробку, відкликати згоду, відмовитися від розсилки та подати скаргу до компетентного органу.

Для реалізації цих прав напишіть на [email protected], зазначте, які саме дані вас стосуються, і підтвердьте особу, якщо це необхідно для захисту облікового запису. Ми можемо зберегти дані в частині, де це потрібно за законом, для виконання договору, безпеки, аудиту, вирішення спору або захисту прав, і повідомимо причину в межах дозволеного.

10. Особливі категорії даних і дані третіх осіб

Ми не маємо на меті обробляти дані про расову чи національну належність, політичні погляди, релігійні або інші переконання, членство в громадських організаціях чи фізіологічні особливості, на основі яких можна встановити особу. Не передавайте нам такі дані, якщо вони не потрібні для законної та прямо передбаченої мети.

Якщо користувач передає персональні дані третіх осіб, він підтверджує, що має право на таку передачу. Користувач несе відповідальність за неправомірну передачу нам персональних даних третіх осіб.

11. Зміни до Політики

Ми можемо оновлювати цю Політику, щоб відобразити зміни системи, законодавства або способів обробки даних. На сторінці буде зазначено дату останнього оновлення. Якщо зміни істотно впливають на права користувачів, ми можемо додатково повідомити про них доступними каналами.

12. Контакти

З питань персональних даних і конфіденційності звертайтеся до ТОВ «СИСТЕМА ЕКОЛОГІЧНИХ ДАНИХ» на адресу [email protected].